Wanneer het salaris van een werknemer verandert: wat zijn de gevolgen voor de verblijfsvergunning?

Een salarisverhoging of -verlaging is een veelvoorkomende verandering binnen een dienstverband. Werknemers krijgen promotie, veranderen van functie, gaan minder uren werken of maken nieuwe afspraken over hun arbeidsvoorwaarden. Hoewel HR en salarisadministratie dergelijke wijzigingen doorgaans afhandelen, kunnen ze ook belangrijke gevolgen hebben voor de verblijfsvergunning van een internationale werknemer.

Voor werkgevers die internationaal talent aannemen, is het daarom belangrijk om te weten welke gevolgen een salariswijziging kan hebben voor het verblijfsrecht en de mogelijkheid om in Nederland te blijven werken.

Waarom is het salaris belangrijk voor immigratie?

Voor verschillende Nederlandse verblijfsvergunningen voor arbeid gelden minimale salarisvereisten. Dit is met name relevant voor:

• Kennismigranten;
• Houders van een Europese blauwe kaart (EU Blue Card);
• Bepaalde andere categorieën internationale werknemers.

De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) stelt eisen aan het inkomen van de werknemer. Daarnaast moet het salaris marktconform zijn voor de betreffende functie.

Dit betekent dat een salariswijziging niet uitsluitend vanuit HR- of financieel perspectief moet worden beoordeeld. Ook de gevolgen voor de verblijfsvergunning moeten worden meegenomen.

1. Wat gebeurt er als een werknemer een salarisverhoging krijgt?

Een salarisverhoging leidt doorgaans niet tot immigratieproblemen, zolang de werknemer blijft voldoen aan de voorwaarden van de verblijfsvergunning.

Toch zijn er een aantal aandachtspunten voor werkgevers:

• Is de salarisverhoging correct vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of een addendum?
• Bestaat het nieuwe salaris uit vaste en gegarandeerde betalingen?
• Is de salarisstructuur nog steeds in overeenstemming met de IND-voorwaarden?

Een hoger salaris kan daarnaast invloed hebben op toekomstige immigratiemogelijkheden, bijvoorbeeld wanneer een werknemer overstapt naar een andere verblijfsvergunning of een andere verblijfsroute.

Het is daarom verstandig om bij belangrijke wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden ook de immigratierechtelijke positie van de werknemer te beoordelen.

2. Wat als het salaris van een werknemer wordt verlaagd?

Hier moeten werkgevers extra alert zijn.

Een salarisverlaging kan ertoe leiden dat een werknemer niet langer voldoet aan de toepasselijke minimale salarisnorm voor zijn of haar verblijfsvergunning.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer:

• Een werknemer overstapt naar een parttimefunctie.
• Het aantal contractuele werkuren wordt verminderd.
• Een werknemer binnen de organisatie een functie met een lager salaris accepteert.
• Er een tijdelijke salarisverlaging wordt afgesproken.
• Het contractuele salaris wordt aangepast vanwege organisatorische veranderingen.

Wanneer het salaris niet langer aan de toepasselijke inkomensnorm voldoet, kan dit gevolgen hebben voor de verblijfsvergunning.

Werkgevers moeten daarom vóór het doorvoeren van een salarisverlaging beoordelen welke gevolgen dit heeft. Afhankelijk van de omstandigheden kan de wijziging ook bij de IND moeten worden gemeld.

3. Welke salarisnorm is van toepassing?

De toepasselijke salarisnorm is afhankelijk van het type verblijfsvergunning en de persoonlijke situatie van de werknemer.

Voor kennismigranten gelden verschillende salariscriteria. Hierbij wordt onder andere onderscheid gemaakt tussen werknemers jonger dan 30 jaar, werknemers van 30 jaar en ouder en werknemers die in aanmerking komen voor het verlaagde salariscriterium.

Ook voor de Europese blauwe kaart gelden specifieke salarisvereisten, waaronder een verlaagd criterium voor bepaalde recent afgestudeerden.

Belangrijk is dat de salarisnormen jaarlijks worden aangepast. Dit betekent echter niet dat de nieuwe norm automatisch vanaf 1 januari voor iedere bestaande vergunninghouder geldt.

De toepasselijke salarisnorm hangt mede af van de immigratieprocedure, bijvoorbeeld een eerste aanvraag, een verlenging of een wijziging van werkgever.

Werkgevers doen er daarom goed aan om bij iedere wijziging in de immigratiesituatie te controleren welke salarisnorm van toepassing is.

4. Welke salariscomponenten tellen mee?

Niet alle betalingen die een werknemer ontvangt, mogen worden meegenomen bij de beoordeling of aan de minimale salarisnorm wordt voldaan.

Als uitgangspunt kijkt de IND naar vaste, contractueel overeengekomen salarisbetalingen die rechtstreeks aan de werknemer worden uitbetaald.

Bepaalde vaste toeslagen kunnen meetellen, mits aan de toepasselijke voorwaarden wordt voldaan. Een vaste dertiende maand kan bijvoorbeeld meetellen wanneer deze maandelijks wordt uitbetaald.

De volgende componenten tellen in het algemeen niet mee voor het behalen van de salarisnorm:

• Vakantiegeld;
• Variabele bonussen;
• Overwerkvergoedingen;
• Onzekere of variabele toeslagen;
• Vergoedingen in natura.

Dit is met name belangrijk wanneer het totale jaarlijkse beloningspakket voldoende lijkt, maar het gegarandeerde maandelijkse salaris niet aan de vereiste norm voldoet.

5. Welke meldingsverplichtingen heeft de werkgever?

Werkgevers die optreden als referent hebben specifieke verplichtingen tegenover de IND.

Erkende referenten moeten wijzigingen die van invloed kunnen zijn op de verblijfsvergunning van een werknemer tijdig aan de IND melden. Voor de meeste relevante wijzigingen geldt een meldtermijn van vier weken.

Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn wanneer een werknemer niet langer aan de inkomensvoorwaarden voldoet of wanneer het dienstverband wordt beëindigd.

Daarnaast hebben erkende referenten een administratie- en bewaarplicht. Zij moeten kunnen aantonen dat zij voldoen aan de toepasselijke immigratievoorwaarden.

Wanneer een werkgever deze verplichtingen niet nakomt, kan dit leiden tot bestuurlijke sancties en in ernstige gevallen gevolgen hebben voor de erkenning als referent.

6. Hoe kunnen werkgevers immigratieproblemen voorkomen?

Salariswijzigingen zouden standaard onderdeel moeten zijn van de bestaande HR- en immigratieprocedures binnen een organisatie.

Wij adviseren werkgevers om:

1. Immigratievoorwaarden te controleren voordat een salariswijziging wordt goedgekeurd. Controleer of het voorgestelde salaris nog aan de toepasselijke voorwaarden voldoet.
2. Wijzigingen in arbeidsuren te beoordelen. Een overstap naar parttime werken kan gevolgen hebben voor het maandelijkse salaris dat voor immigratiedoeleinden wordt beoordeeld.
3. Contractuele wijzigingen goed vast te leggen. Zorg ervoor dat salarisaanpassingen correct worden verwerkt in de arbeidsovereenkomst of een addendum.
4. Meldingsverplichtingen te controleren. Bepaal of de wijziging bij de IND moet worden gemeld en binnen welke termijn.
5. De personeelsadministratie actueel te houden. Bewaar arbeidsovereenkomsten, wijzigingen, loonstroken en relevante betalingsgegevens zorgvuldig.
6. Rekening te houden met toekomstige verlengingen. Controleer of de werknemer ook bij een toekomstige verlenging aan de dan toepasselijke salarisnorm voldoet.

Door deze stappen te volgen, kunnen werkgevers onnodige immigratieproblemen voorkomen en de continuïteit van het dienstverband van internationale werknemers waarborgen.

Conclusie: een salariswijziging is meer dan een aanpassing op de loonstrook

Internationale tewerkstelling brengt meer verplichtingen met zich mee dan alleen het voldoen aan contractuele en financiële afspraken. Voor werknemers met een verblijfsvergunning op basis van arbeid kan zelfs een relatief eenvoudige salariswijziging gevolgen hebben voor hun verblijfsrecht.

Door HR, salarisadministratie en immigratiespecialisten tijdig te betrekken bij wijzigingen in arbeidsvoorwaarden, kunnen werkgevers mogelijke risico’s vroegtijdig signaleren en ervoor zorgen dat internationale werknemers aan de voorwaarden van hun verblijfsvergunning blijven voldoen.

Hoe Move with IRIS kan helpen

Move with IRIS ondersteunt werkgevers bij immigratievraagstukken en het beheer van internationale medewerkers.

Of het nu gaat om het aannemen van een kennismigrant, het controleren van de voorwaarden van een bestaande verblijfsvergunning of het beoordelen van wijzigingen in arbeidsvoorwaarden: wij helpen werkgevers inzicht te krijgen in de immigratierechtelijke gevolgen en de juiste vervolgstappen te bepalen.